Garante della Privacy e trattamento dei dati personali degli Agenti di Assicurazione

Newsletter Anno V° - n°21 - 11 Giugno 2007 *******



Cari Colleghi,

il trattamento dei dati personali da parte degli Agenti di assicurazione e gli aspetti connessi al cambio di gestione agenziale, sono stati oggetto, recentemente, di decisione del Garante della Privacy.

Possedere nella propria memoria, intesa quale capacità psico-fisica, dati riguardanti i Clienti, è certamente un fatto comune. Al suo trattamento, a fini di inoltro di comunicazioni promozionali o di offerte contrattuali effettuate con qualsiasi mezzo, può essere opposto ricorso, ma non può essere richiesta la cancellazione. Questa, in estrema sintesi, la decisione del Garante, pubblicata nel bollettino n°74.

Il caso esaminato dal G.d.P., è relativo alla lamentela di un cliente che riceveva da diverso tempo "continue ed insistenti telefonate" volte ad offrire condizioni contrattuali più vantaggiose di quelle offerte dall'attuale agente generale della compagnia dove era sempre stato assicurato. Le insistenti telefonate pervenivano al cliente da parte di una impiegata che precedentemente lavorava presso l’agenzia che successivamente cambiava la propria gestione.

Il tutto è frutto della particolare configurazione dell’Agente di assicurazione che, agendo quale responsabile dei dati conferiti al Titolare (Compagnia), non è autorizzato ad utilizzarli, laddove dovesse cambiare la Compagnia mandataria.

Per effetto del Decreto Legislativo n°196/2003, Codice della Privacy, è “Titolare”, la persona fisica o giuridica, a cui competono le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. È "Responsabile", la persona fisica o giuridica, preposti dal Titolare al trattamento di dati personali. Sono "Incaricati", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal Titolare o dal Responsabile.

Nella configurazione normalmente prevista dalle Compagnie mandatarie si identifica il Titolare nella Compagnia, il Responsabile nel suo Agente, e quali Incaricati i Collaboratori Dipendenti o Subagenti dell’Agente.

Tuttavia nulla osta perché l’Agente sia autonomo Titolare dei dati raccolti, previa informativa, con l’espresso consenso dell’interessato (cliente), il tutto nel rispetto del Codice, in materia di protezione dei dati personali.

Certamente è utile evidenziare quanto rivesta grande rilievo ed opportunità che gli Agenti siano Titolari dei dati conferiti dai clienti, anche alla luce della nuova figura di Agente plurimarca o plurimandatario, ma anche soprattutto nel possibile avvicendamento della compagnia mandataria.

Cordiali saluti.
Paolo Bullegas

************************

Decione del Garante per la prtezione dei dati personali

Decisioni su ricorsi - 26 luglio 2006
Bollettino del n. 74/luglio 2006
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe
Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e
del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
VISTE le istanze ex art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno
2003, n. 196) proposte in data 23 gennaio 2006 da Maria X, Sergio Y e Mauro Z nei confronti di AAA
assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., con la quale gli interessati, intestatari di
polizze r.c.a. e assicurazione casa emesse da Lloyd Adriatico S.p.A., lamentando di ricevere da diverso tempo "continue ed insistenti telefonate " volte ad offrire loro condizioni contrattuali più vantaggiose di quelle offerte dall'attuale agente generale Lloyd Adriatico S.p.A., VVV Assicurazioni e C. s.a.s., si erano opposti al trattamento dei dati personali che li riguardano da parte di AAA
assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., invitando quest'ultima ad astenersi dal prendere ulteriormente contatto con gli stessi;
VISTO il ricorso pervenuto al Garante il 19 aprile 2006 proposto dai citati interessati, rappresentati e difesi dall'avv. Maurizio S, nei confronti di AAA assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., rappresentata e difesa dall'avv. Giovanni CS, con il quale i ricorrenti hanno sostenuto che a
partire dall'inizio dell'anno 2004 sarebbero stati oggetto di ripetuti contatti telefonici da AAA assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., attuale agente generale di Milano assicurazioni S.p.A., Divisione nuova MAA, la quale svolge la propria attività negli stessi uffici che sino al 31.12.2003 erano stati occupati da AAA Giampaolo e C. s.a.s., fino a quella data agente di Lloyd Adriatico S.p.A. di F Centro; rilevato che i ricorrenti, nel sostenere che la società resistente,
utilizzando in modo ritenuto illecito dati personali che li riguardano quali nominativi, indirizzi, scadenze delle polizze e condizioni applicate da Lloyd Adriatico S.p.A. (ben noti all'agenzia AAA Giampaolo e C. s.a.s.), avrebbe proposto loro di disdire le polizze in essere con Lloyd Adriatico S.p.A. e di stipulare nuove polizze a condizioni più vantaggiose con Milano assicurazioni S.p.A.,
Divisione nuova MAA; rilevato che, con il ricorso, i ricorrenti hanno ribadito l'opposizione al trattamento dei dati che li riguardano da parte di AAA assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., chiedendo anche la cancellazione dei dati detenuti dalla società; rilevato, infine, che i
ricorrenti hanno chiesto che le spese del procedimento siano poste a carico della controparte;
VISTI gli ulteriori atti d'ufficio e, in particolare, la nota del 4 maggio 2006 con la quale questa Autorità, ai sensi dell'art. 149, comma 1, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle richieste degli
interessati, nonché la nota del 6 giugno 2006 con la quale questa Autorità ha disposto la proroga del termine per la decisione sul ricorso ai sensi dell'art. 149, comma 7, del Codice;
VISTA la memoria inviata il 25 maggio 2006 con la quale la resistente, nel chiedere il rigetto del ricorso, ha sostenuto di aver iniziato la propria attività il 1° gennaio 2004 continuando "quella che era la professione di famiglia" (il sig. Paolo BBB e la sig.a Maria Teresa AAA sono rispettivamente
genero e figlia del sig. Giampaolo AAA), ma "ricominciando da zero con il mandato di una nuova Compagnia (la "Milano Assicurazioni" S.p.A.) e con una nuova ragione sociale", riutilizzando gli uffici e il personale precedentemente impiegato presso l'agenzia del sig. Giampaolo AAA; rilevato che la resistente, nell'intento di offrire i prodotti assicurativi della compagnia mandante a quei soggetti che
conservassero un buon ricordo del sig. Giampaolo AAA, e che alle scadenze contrattuali fossero interessati a stipulare polizze con altre compagnie a condizioni più vantaggiose, ha utilizzato solamente "la memoria (in senso psico-fisico) dell'impiegata AAA Maura, l'elenco telefonico ed un pò
di pazienza"; rilevato che i recapiti di telefonia fissa sarebbero stati tratti dall'elenco telefonico, che i dati personali utilizzati per compilare i preventivi delle polizze offerte sarebbero stati forniti telefonicamente alla medesima impiegata dagli stessi ricorrenti contattati, mentre il numero di
telefono mobile del sig. Mauro Z sarebbe stato fornito telefonicamente dalla madre della sig.a Maria X che vive con quest'ultima e il genero sig. Y Sergio (la dichiarazione dell'impiegata AAA Maura è allegata alla memoria); rilevato che "tutta la documentazione della vecchia agenzia "Lloyd Adriatico" del signor AAA era stata restituita con regolare verbale di riconsegna all'atto del pensionamento ";
VISTA la memoria inviata il 27 giugno 2006 con la quale i ricorrenti hanno ritenuto insoddisfacente il riscontro ottenuto ed hanno ribadito le proprie richieste;
VISTA la nota inviata il 27 giugno 2006 con la quale la resistente, in risposta ad una specifica richiesta di questa Autorità, ha ribadito di non detenere dati personali relativi agli interessati;
RITENUTO che deve essere dichiarata inammissibile la richiesta di cancellazione formulata dai ricorrenti soltanto in sede di ricorso e non previamente avanzata con l'interpello ai sensi dell'art. 146 del Codice; rilevato, peraltro, che nel corso del procedimento la resistente ha confermato, con dichiarazione della cui veridicità l'autore risponde anche ai sensi dell'art. 168 del Codice ("Falsità
nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante "), di non detenere alcun dato personale relativo agli interessati;
RITENUTO che deve essere accolto il ricorso in ordine all'opposizione al trattamento manifestata dai ricorrenti in relazione ai dati che li riguardano a fini di invio di comunicazioni e offerte contrattuali, non avendo la resistente fornito alcun riscontro in merito; ritenuto, pertanto, di dover ordinare alla
resistente di astenersi, a decorrere dalla data di ricezione del presente provvedimento, dal trattare i dati relativi ai ricorrenti a fini di inoltro di comunicazioni promozionali o offerte contrattuali con qualsiasi mezzo effettuate, adottando a tal fine ogni idonea misura, dando altresì conferma di tale
adempimento a questa Autorità entro il 10 settembre 2006;
VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell'ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare
l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti all'odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico di AAA assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e
BBB Paolo e C. nella misura di euro 250, previa compensazione della residua parte per giusti motivi;
VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);
VISTE le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE
a) accoglie il ricorso in ordine all'opposizione al trattamento dei dati dei ricorrenti e ordina alla resistente di astenersi dal trattamento di tali dati a fini di inoltro di comunicazioni promozionali o di offerte contrattuali effettuate, con qualsiasi mezzo, adottando a tal fine ogni idonea misura, a decorrere dalla data di ricezione del presente provvedimento, dando conferma dell'adempimento a
questa Autorità entro il 10 settembre 2006;
b) dichiara inammissibile la richiesta di cancellazione dei dati;
c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l'ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 250 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico di AAA assicurazioni s.a.s. di AAA Maria Teresa e BBB Paolo e C., la quale dovrà liquidarli direttamente a favore dei ricorrenti.
Roma, 26 luglio 2006
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Chiaravalloti
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli